Czym jest Facylitacja?
FACYLITACJA to PROCES, w którym osoba określana jako FACYLITATOR, neutralna i nieposiadająca uprawnień do podejmowania decyzji odnośnie merytoryki spotkania, zwiększa efektywność pracy grupy w realizacji zamierzonych celów, w sytuacjach Niepewności i złożonych problemów, stosując interwencje w pracy grupy.
Facylitacja pomoże Ci:
DOPRECYZOWAĆ PROBLEM
ZMIENIĆ OPÓR NA ZAANGAŻOWANIE
UCZESTNICZYĆ W SPOTKANIU BEZ POCZUCIA STRATY CZASU
PODJĄĆ DECYZJE, ZA KTÓRE WSZYSCY OBECNI CZUJĄ SIĘ ODPOWIEDZIALNI
UWAGA: Facylitacja nie sprawdzi się, jeśli ograniczenia czasowe nie pozwalają na realizację dobrego procesu facylitacji. Warto pamiętać, że „uboczny” rezultat facylitacji to budowanie zaangażowania, co na kolejnych etapach pracy nad projektem/problemem/zmianą pozwala zaoszczędzić czas.
Znaczenie słowa PROCES w definicji facylitacji odnosi się do sposobu pracy grupy i jest w zakresie odpowiedzialności facylitatora, który zapewnia:
- wsparcie grupy w jednoznacznym określeniu problemów/potrzeb/zadań,
- wybór odpowiednich modeli, narzędzi i technik do realizacji zadania,
- pomoc w komunikacji interpersonalnej między członkami grupy, szczególnie w sytuacjach rosnącego napięcia i ryzyka konfliktu, który przeszkadza w efektywnej pracy,
- wsparcie członków grupy w przyjmowaniu przez nich roli odpowiadającej ich preferencjom osobistym,
- zadbanie o dobrą współpracę i atmosferę podczas sesji, co wspiera realizację zadań.
Facylitacja nie jest formą doradztwa i może stać się istotnym elementem skutecznego zarządzania projektem. Nie jest metodą nauczania partycypacyjnego, chociaż trenerzy, którzy tak pracują, wykorzystują elementy facylitacji do pracy nad wybranymi zagadnieniami na szkoleniu. Nie jest też kolejną odmianą coachingu.
Podstawowym założeniem facylitacji jest pomoc grupom w znalezieniu ich własnych odpowiedzi na postawione wcześniej pytanie. W procesie facylitacji mamy spowodować, aby proces pracy grupy był maksymalnie efektywny i zakończył się pełnym sukcesem patrząc na to z perspektywy założonych celów i produktów, które organizatorzy spotkania chcieli uzyskać na koniec.
Facylitator nie potrzebuje posiadać specjalistycznej wiedzy w temacie, nad którym pracuje grupa – w rzeczywistości nawet lepiej jeśli takiej wiedzy nie posiada. Facylitator tworzy, planuje i dostarcza proces (sposób pracy), który pomaga grupie dotrzeć do poszukiwanych odpowiedzi w zakresie, który grupa zna najlepiej. W większości przypadków, już na spotkaniu facylitator modyfikuje przygotowany proces na bieżąco w miarę poznawania stylu pracy grup i potrzeb samego zadania.
Podstawą prowadzenia dobrej facylitacji jest równe prawo każdego do działania i wypowiedzi, pełne zaangażowanie, poszukiwanie porozumienia i docenianie różnorodności jaka pojawia się w czasie pracy grupy.
Rozwój i coraz szersze zastosowanie facylitacji w ciągu ostatnich 20 lat w różnych dziedzinach biznesu, pracach agend rządowych lub lokalnych społeczności wynika z odchodzenia od dyrektywnego stylu zarządzania i większego zainteresowania facylitatywnym podejściem, które jest zorientowane na szerokie uczestnictwo członków organizacji w podejmowanych decyzjach.
Coraz więcej pisze się na temat facylitacji, coraz więcej szkoleń dla facylitatorów pojawia się na rynku, tworzą się stowarzyszenia osób zainteresowanych właśnie facylitacją, a to pozwala tworzyć nowy profil kompetencji niezbędnych do nowego zawodu –Facylitatora.
Profesjonalny facylitator zdaje sobie sprawę, że wiedza i znajomość różnorodnych narzędzi to nie wszystko. Ważna jest też świadome wykorzystanie swojego stylu myślenia oraz wybranych cech osobowości. Jakie to cechy?
Facylitator lubi ludzi i lubi z nimi pracować.
Ceni sobie ludzi, ich poglądy i to co mówią. Chce, aby każda osoba uczestnicząca w prowadzonej przez niego sesji wyszła z niej z poczuciem, że była ważna, została wysłuchana i zrozumiana. Facylitator pozytywnie wzmacnia i wyraźnie podkreśla wagę każdego słowa i działania zainicjowanego przez uczestnika.
Facylitator chce pomagać.
Słowo Facylitator pochodzi od łacińskiego słowa „FACIL” co oznacza „ułatwiać”. Facylitatorzy czerpią olbrzymią przyjemność z tego, że mogą być pomocni, że mogą przyczynić się do sukcesu innych.
Facylitator odkłada na bok swoje EGO.
Facylitator zdaje sobie sprawę z tego, że jest „na usługi” grupy, rozumie, że jego obecność jest drugoplanowa, a jego osobiste poglądy są nieistotne. Wartość jego pracy jest wyznaczana poprzez fakt osiągania przez grupę wyznaczonych celów. Facylitator nie powinien w czasie prowadzonego spotkania lub warsztatów osobiście odbierać konfliktowych, trudnych zachowań uczestników. Rolą facylitatora jest maksymalne wsparcie dla grupy.
Wiele metod i podejść, które zna i stosuje profesjonalny facylitator można z powodzeniem wykorzystać do manipulacji grupą, a to nie jest zgodne z etycznymi zasadami facylitacji.
Więc kiedy prowadzisz sesję, trudne spotkanie lub naradę, zadaj sobie pytania:
- Czy próbuję osiągnąć moje własne cele?
- Czy szukam takich rozwiązań, które optymalnie zaangażują całą grupę do pracy tak, aby zrealizowała swoje cele i miała poczucie sukcesu?
Tutaj właśnie tkwi główna, choć często bardzo subtelna, różnica pomiędzy manipulatorem a facylitatorem. A to wynika z różnic w wyrażanych wartościach w pracy z ludźmi w tych rolach.
Najważniejsze korzyści z dobrze poprowadzonej sesji facylitacji to wypracowanie wartościowych rozwiązań w trudnych sytuacjach, dla złożonych problemów i przy optymalnym wykorzystaniu wiedzy i doświadczeń każdego uczestnika. Dodatkowo pojawia się wtedy tzw. Empowerment, czyli pełne zaangażowanie i wzięcie odpowiedzialności za wypracowane rezultaty przez każdego uczestnika sesji facylitacji (spotkania/warsztatu).
Ale to nie wszystko, bo jest jeszcze szereg dodatkowych korzyści, które uzyskamy ‘przy okazji’ prowadzenia facylitacji:
- Zmiana w podejściu do rozwiązywania problemów, szczególnie w sytuacjach Niepewności.
- Lepsze decyzje menedżerów stosujących podejście facylitacyjne.
- Wyższa jakość zarządzania projektem.
- Wykorzystanie różnych perspektyw i różnych doświadczeń uczestników/interesariuszy.
- Lepsze wzajemne zrozumienie różnych interesariuszy projektu i ekspertów.
- Zaspokojenie potrzeb osób o zróżnicowanych preferencjach indywidualnych.
- Znajdowanie zaskakujących, nowych rozwiązań w sytuacjach ‚Niepewności’.
- Proste rozwiązanie złożonego problemu.
- Radzenie sobie z tzw. ukrytą agendą.
- Budowanie relacji interpersonalnych w zespołach, grupach zadaniowych, które potem chętniej razem ze sobą pracują.
- Doprecyzowanie celów, zakresu, zadań itp.
- Zaangażowanie pracowników lub interesariuszy i ‚kupienie do’ narzuconego rozwiązania/zmiany
Zarządzanie jakością, optymalizacja procesów produkcyjnych, cross-funkcjonalne grupy zadaniowe a także inicjatywy społeczne to główne obszary wykorzystywania facylitacji.
W szczególności warto zastosować facylitację, jeśli rozpoznamy którąś z poniższych sytuacji:
● Występuje problem, którym trzeba się zająć np. nieefektywny proces, niezadowolony klient lub projekt który mija się z założeniami i zanim przejdziemy do fazy poszukiwania rozwiązań, chcemy upewnienie się z jakim NAPRAWDĘ problemem mamy do czynienia,
● nie istnieje gotowe rozwiązanie problemu, a wkład wiedzy i doświadczeń każdego uczestnika spotkania może być kluczowy w opracowaniu optymalnego rozwiązania,
● potrzebujemy poznać różne perspektywy w odniesieniu do danego zagadnienia, bo będzie to istotne przy poszukiwaniu rozwiązań,
● ważne jest zaangażowanie różnych interesariuszy z różnych obszarów wiedzy, zainteresowanych wynikami projektu bądź rozwiązaniami konkretnego problemu,
● potrzebujemy określić wymagania klientów, dokonać analizy wymagań z perspektywy klienta.
● mamy gotowe rozwiązanie, zmianę, którą trzeba wprowadzić, ale kluczowe dla sukcesu wdrożenia jest zaangażowanie ludzi do tej zmiany i uwzględnienie ich potrzeb.
Przyklady zastosowania facylitacji
- budowanie strategii (departmentu, firmy, społeczności),
- tworzenie planu działań, wdrożenia projektu, zmiany itp.,
- zarządzanie procesem zmian (organizacyjnych, ale też indywidualnego rozwoju),
- tworzenie nowych produktów np. w procesie Design Thinnking,
- budowanie planu komunikacji (w firmie, firmy z otoczeniem i klientami),
- analiza wymagań w projekcie,
- rozwój i integracja zespołu,
- poprawa komunikacji bezpośrednio wpływająca na rozwiązywanie pojawiających się konfliktów,
- wymiana doświadczeń i wspólne uczenie się,
- diagnoza potrzeb rozwojowych.
Metodyka Process Iceberg® zbudowana i opisana przez autora Tony Mann'a pod koniec lat dziewięćdziesiątych, znalazła uznanie w praktyce w wielu obszarach biznesu, szczególnie w środowisku projektowym. Od roku 2013 dostępny jest program rozwoju kompetencji facylitacji w ofercie brytyjskiej firmy APMG, która zauważyła wartość umiejętności facylitacji w środowisku zarządczym i zdecydowała się wybrać właśnie metodykę Proces Iceberg® jako standard swojego programu.
W samym centrum tej metodyki facylitacji znajduje się model Process Iceberg™.. Ten model stosujemy jako narzędzie do oceny co potrzebujemy przygotować i wykorzystać w procesie facylitacji, albo zmienić w już realizowanym procesie. W czasie prowadzonej sesji wykorzystujemy go jako nasze narzędzie ‘audytu’ pracy grupy i samego procesu.
Doświadczenia i praktyka facylitacji potwierdza strukturę sekwencyjna i hierarchiczną naszego modelu, w szczególności zastosowanie w facylitacji zasady Pareta (zasada 80 na 20 czyli ): mając dobrze określone cele i dobrze zaprojektowany proces mamy już za sobą 80% wysiłku w facylitacji naszego spotkania.
Jeśli struktura spotkania jest dobrze przygotowana to będzie miejsce i dla tego, który ma pomysły, i dla tego który jest krytykiem. Wtedy potencjalny konflikt miedzy tymi osobami, które udało się nam ukierunkować na cel i zadania, nie ‘wyjdzie’ na powierzchnię, a one zobaczą sens kolejnych kroków i swoją rolę w procesie.
Ludzie potrafią skoncentrować się na Zadaniu i uważnie słuchać innych szczególnie jeśli będziemy stosować dwa proste i bardzo skuteczne narzędzia procesowe, opisane w metodyce Process Iceberg®. Więcej dowiesz się z książki "Facylitacja – wiedza, umiejętności, sztuka czy magia?"
Jeśli chcesz praktycznie doświadczyć korzystania z metodyki Process Iceberg™, poznać jej proste i bardzo skuteczne narzędzia zapraszamy na nasze szkolenia. Organizujemy zarówno szkolenia otwarte jak i szkolenia dla grup zamkniętych w ramach określonej organizacji, do których możemy sprofilować program więcej
